Professor David Forli Inocente aborda o tema no ‘Carreiras e Lideranças’

O excesso de reuniões tem se tornado um problema crescente nas empresas, impactando negativamente a produtividade e o bem-estar dos funcionários. Um estudo da Microsoft revelou um aumento de 150% no tempo dedicado a reuniões por trabalhadores americanos, principalmente após o início da pandemia. Pesquisas da Associação Brasileira de Psicologia e da Associação Brasileira de Psiquiatria também apontam um aumento nas queixas de pacientes relacionadas ao estresse causado por excesso de reuniões.

Impacto na produtividade e saúde mental

Durante as reuniões, a atividade cerebral relacionada ao estresse (ondas beta) aumenta significativamente, comprometendo a concentração e a produtividade. O acúmulo de reuniões ao longo do dia resulta em um sentimento de exaustão e frustração, afetando a saúde mental dos profissionais. Muitas vezes, a percepção de produtividade é distorcida, pois a quantidade de reuniões realizadas não se traduz em resultados concretos.

A necessidade de repensar as reuniões

É fundamental questionar a real necessidade de cada reunião. Muitas vezes, reuniões internas de alinhamento poderiam ser substituídas por e-mails ou outras formas de comunicação mais eficientes. A motivação por trás de uma reunião deve ser analisada: controle excessivo, necessidade de validação ou a busca por informações que poderiam ser obtidas por outros meios são sinais de que a reunião pode ser desnecessária. A literatura especializada aponta que a necessidade de controle excessivo da equipe demonstra falta de clareza na liderança.

Dicas para reuniões mais eficazes

Antes de agendar uma reunião, pergunte-se: qual o objetivo? É realmente necessário? A participação de todos os presentes é fundamental para a resolução do problema em questão? O tempo dos funcionários é um recurso valioso e deve ser utilizado de forma estratégica. Se a reunião for inevitável, planeje-a cuidadosamente, definindo objetivos claros, participantes essenciais e um cronograma eficiente. Disciplinar a conversa e garantir que o foco permaneça no tema principal também são cruciais para o sucesso da reunião.

Em resumo, a otimização do uso do tempo em reuniões exige planejamento, clareza de objetivos e a avaliação crítica da necessidade de cada encontro. Priorizar a eficiência e o bem-estar dos funcionários é essencial para um ambiente de trabalho produtivo e saudável.